Quanto costa alle aziende italiane la gestione tradizionale?
Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.
Vediamo ora i principali vantaggi nell’utilizzo di DMS:
- Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)
- Abbattimento di costi di gestione
- Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
- Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
- Efficienza del lavoro
- Rispetto dell’ambiente (l’utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l’abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso)
(Fonte: Wikipedia)