febbraio 12, 2010 Amministrazione

Document Management System (DMS)


Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Tecnicamente il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.

Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad ‘arginare’ questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.

Statistiche dimostrano che:

  • l’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato;
  • il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;
  • circa il 7% viene smarrito.

 

(Fonte: Wikipedia)


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