Vantaggi dei DMS

Quanto costa alle aziende italiane la gestione tradizionale?

Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.

Vediamo ora i principali vantaggi nell’utilizzo di DMS:

  • Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)
  • Abbattimento di costi di gestione
  • Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
  • Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
  • Efficienza del lavoro
  • Rispetto dell’ambiente (l’utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l’abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso)

 

(Fonte: Wikipedia)

Document Management System (DMS)

Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Tecnicamente il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.

Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad ‘arginare’ questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.

Statistiche dimostrano che:

  • l’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato;
  • il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;
  • circa il 7% viene smarrito.

 

(Fonte: Wikipedia)

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